SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (BAB 7 - PENGEMBANGAN SISTEM)

Nama : Nurmalia Safitri

NPM  : 46213694

Kelas  : 3DA01

Sistem Informasi Manajemen #

BAB 7

PENGEMBANGAN SISTEM

A.    Pendekatan Sistem

Dalam sebuah buku tahun 1910 seorang filosofi di Columbia University, John Dewey mengidentifikasikan 3 rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi secara memadai:

1.      Menganali kontroversi.

2.      Mempertimbangkan klaim-klaim alternatif.

3.      Membentuk satu pertimbangan.

Ilmuwan manajemen dan spesialis informasi mencari cara-cara yang efisien dan efektif untuk memecahkan masalah, dan kerangka kerja yang direkomendasikan menjadi apa yang dikenal sebagai Pendekatan Sistem, yaitu serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa suatu masalah telah dipahami, solusi-solusi alternatif telah dipertimbangkan, dan bahwa solusi yang pilih berhasil.

Urutan Langkah:

1.      Upaya Persiapan

a.       Langkah 1 – Melihat Perusahaan sebagai Suatu Sistem

Dapat terlaksana dengan menggunakan model sistem umum sebagai pola.

b.      Langkah 2 – Mengenal Sistem Lingkungan

Ada 8 unsur lingkungan dapat memberikan suatu cara yang efektif dalam memosisikan perusahaan sebagai seuatu sistem dalam lingkungannya.

c.       Langkah 3 – Mengidentifikasi Subsistem Perusahaan

Bentuk termudah yang dapat dilihat manajer adalah area-area bisnis. Manajer juga dapat melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem.

Manajer dapat menggunakan arus sumber daya sebagai dasar untuk membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem.

2.      Upaya Definisi

Dipicu oleh suatu pemicu masalah (problem trigger) – suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalan baik atau lebih buruk dari yang telah direncanakan. Gejala (symptom) adalah suatu kondisi yang ditimbulkan oleh masalah dan biasanya lebih jelas daripada akar masalah tersebut.

Masalah adalah suatu kondisi atau kejadian yang merugikan atau berpotensi merugikan atau menguntungkan atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan. Pernyataan ini mengakui bahwa manajer akan bereaksi atas keadaan yang berjalan lebih baik dari yang diharapkan, begitu pula sebaliknya.

a.       Langkah 4 – Melanjutkan dari Tingkat Sistem ke Tingkat Subsistem

Tujuan dari analisis dari atas ke bawah ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem di mana terdapat penyebab terjadinya masalah.

b.      Langkah 5 – Menganalisis Bagian-Bagian Sistem dalam Urut-Urutan Tertentu

Unsur-Unsur sistem juga harus dianalisis secara berurutan:

1)      Unsur 1 – Mengevaluasi Standar

Biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota.

2)      Unsur 2 – Membandingkan Output Sistem dengan Standar

Jika sistem memenuhi standar, tidak perlu meneruskan dengan pendekatan sistem atas pemecahan masalah pada tingkat sistem tertentu ini.

3)      Unsur 3 – Mengevaluasi Manajemen

Diberikan satu penilaian kritis atas manajemen dan struktur organisasi sistem.

4)      Unsur 4 – Mengevaluasi Prosesor Informasi

Ada kemungkinan tim manajemen yang baik, namun tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

5)      Unsur 5 – Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input

Ketika analisis ditingkat ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi menjadi masalah, dan masalah terdapat pada sistem fisik. Maka analisis akan dilakukan oleh sumber daya fisik di dalam unsur input dari sistem maupun sumber daya yang mengalir dari lingkungan melalui unsur tersebut.

3.      Upaya Solusi

a.       Langkah 6 – Mengidentifikasikan Solusi-Solusi Alternatif

Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama.

b.      Langkah 7 – Mengevaluasi Solusi-Solusi Alternatif

Semua alternative harus dievaluasi dengan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu alternatif  akan memecahkan masalah.

c.       Langkah 8 -  Memilih Solusi yang Terbaik

Menurut Henry Mintzberg ada 3 cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternatif yang terbaik:

1)      Analisis, Evaluasi sistematis yang mempertimbangkan konsekuensinya pada sasaran organisasi.

2)      Pertimbangan, Proses mental seorang manajer.

3)      Tawar-Menawar, negosiasi di antara beberapa manajer.

d.      Langkah 9 – Mengimplementasikan Solusi

Solusi perlu diimplementasikan, karena masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.

e.       Langkah 10 – Menindaklanjuti untuk Memastikan Kefektifan Solusi

Ketika solusi tidak mampu mencapai harapan, maka perlu melaksanakan kembali langkah-langkah pemecahan masalah.

B.     Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Pendekatan sistem adalah sebuah Metodologi, yaitu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle – SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi.

C.    SDLC Tradisional

Tahapan-tahapan:

·         Perencanaan

·         Analisis

·         Desain

·         Implementasi

·         Penggunaan

Pekerjaan-pekerjaan diatas mengikuti pola yang teratur dan dilaksanakan dengan cara dari atas ke bawah, SDLC tradisional sering kali disebut pendekatan air terjun (waterfall approach).

D.    Prototyping

Dalam penerapannya pada pengembangan sistem, prototipe adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai dan prosesnya di sebut prototyping.

Jenis-Jenis Prototipe:

a.       Prototipe Evolusioner (Evolutionary Prototype)

Terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru.

Empat langkah pembuatan:

1)      Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

2)      Membuat satu prototipe

Memakai satu alat atau lebih untuk membuatnya, contoh:

·         Generator aplikasi terintegrasi : Sistem perangkat lunak siap pakai yang mampu membuat seluruh fitur.

·         Toolkit prototyping : sistem-sistem perangkat lunak terpisah, seperti spreadsheet elektronik atau sistem manajemen basis data yang mampu membuat sebagian dari fitur sistem.

3)      Menentukan apakah prototipe dapat diterima

4)      Menggunakan prototipe

Digunakan menjadi sistem produksi.

b.      Prototipe Persyaratan (requirement prototype)

Sebagai satu cara untuk mendefinisikan persyaratan-persyaratan fungsional dari sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan.

Langkah pembuatan,  Tiga langkah pertama sama dengan langkah dalam membuat prototipe evolusioner, langkah selanjutnya:

4)      Membuat kode sistem baru

5)      Menguji sistem baru

6)      Menetapkan apakah sistem yang baru dapat diterima

7)      Membuat sistem baru menjadi sistem produksi.

Daya Tarik Prototyping

Alasan-alasan:

a.       Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna.

b.      Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna.

c.       Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan sistem.

d.      Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan sistem.

e.       Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang diharapkannya.

Potensi Kesulitan dari Prototyping

Antara lain:

a.       Terburu-buru dalam menyerahkan prototipe dapat menyebabkan diambilnya jalan pintas “cepat dan kotor” dalam definisi masalah, evaluasi alternatif dan dokumentasi.

b.      Pengguna dapat terlalu bergembira dengan prototipe yang diberikan.

c.       Prototipe evolusioner bias jadi tidak terlalu efisien.

d.      Antarmuka komputer-manusia yang diberikan oleh beberapa alat prototyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan teknik-teknik desain yang baik.

E.     Pengembangan Aplikasi Cepat

Istilah RAD (Rapid Application Development) atau Pengembangan Aplikasi Cepat diperkenalkan oleh konsultan komputer dan penulis James Martin. RAD adalah kumpulan strategi, metodologi, dan alat terintegrasi yang ada dalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi. Rekayasa Informasi (information engineering – IE) adalah nama yang diberikan Martin kepada keseluruhan pendekatan pengembangan sistemnya.

Unsur-Unsur Penting RAD: Manajemen, Manusia, Metodologi dan Alat.

F.     Pengembangan Berfase

Adalah suatu pendekatan bagi pengembangan sistem informasi yang terdiri atas enam tahap, yaitu:

1.      Investigasi Awal, bertujuan untuk mempelajari organisasi dengan masalah sistemnya.

2.      Analisis.

3.      Desain.

4.      Konstruksi Awal, membuat dan menguji perangkat lunak dan data untuk setiap modal sistem dan mendapatkan umpan balik dari pengguna.

5.      Konstruksi Akhir, perangkat lunak dintegrasikan untuk membuat sistem yang lengkap, yang diuji bersama dengan datanya.

6.      Pengujian dan Pemasangan Sistem.

Fase-Fase Modul

Metodologi RAD paling sesuai untuk sistem besar, maka pengembangan berfase dapat digunakan untuk pengembangan segala jenis ukuran sistem. Kuncinya adalah cara bagaimana sistem dibagi menjadi modul-modul yang masing-masing akan dianalisis, dirancang dan akan dibuat secara terpisah.

G.    Desain Ulang Proses Bisnis (Business Process Redesign – BPR)

Adalah proses pengerjaan ulang sistem atau disebut juga rekayasa ulang (reengineering).

Inisiasi Strategis Proyek-Proyek BPR

BPR memiliki potensi pengaruh dramatis pada perusahaan dan operasinya hingga proyek-proyek seperti ini biasanya dicetuskan di tingkat manajemen strategis.

Rekayasa Terbalik

Adalah proses menganalisis sistem yang sudah ada untuk mengidentifikasi unsur-unsur dan saling keterhubungan di antara unsur-unsur tersebut sekaligus untuk membuat dokumentasi pada tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari pada yang telah ada saat ini. Rekayasa terbalik ini tidak mengubah fungsionalitas dari sebuah sistem-pekerjaan yang dilakukannya, dan tujuan sebenarnya adalah untuk dapat lebih memahami sebuah sistem agar dapat melakukan perubahan dengan cara lain, seperti rekayasa ulang.

Rekayasa Ulang

Adalah merancang ulang sebuah sistem seluruhnya dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya.

Pemilihan Komponen-Komponen BPR

Mutu fungsionalitas adalah ukuran dari apa yang dikerjakan oleh sistem, sedangkan Mutu teknis adalah ukuran dari seberapa baik sistem terseut melaksanakannya.

H.    Menempatkan SDLC Tradisional, Prototyping, RAD, Pengembangan Berfase dan BPR dalam Perspektif

Semuanya adalah metodologi, cara-cara yang direkomendasikan dalam mengembangkan sistem informasi.

I.       Alat-Alat Pengembangan Sistem

Pendekatan sistem dan berbagai siklus hidup pengembangan sistem adalah metodologi – cara-cara yang direkomendasikan dalam memecahkan masalah-masalah sistem. Metodologi memandu para pengembang sistem ketika mereka membuat sistem.

Pendekatan yang Dipicu oleh Data dan Dipicu oleh Proses

Tahun-tahun awal pengembangan, hamper seluruh perhatian diberikan ke proses-proses yang akan dikerjakan oleh komputer, tetapi munculnya basis data tahun1970-an menarik perhatian akan pentingnya desain data.

J.      Pemodelan Proses

Pertama kali dilakukan dengan diagram alur (flowchart), namun popularitasnya berumur pendek. Tahun 1980-an, saat diagram arus data dengan 4 simbolnya muncul dan menjadikan minat akan penerapannya muncul seketika pula.

Diagram Arus Data

Diagram Arus Data (data flow diagram – DFD) adalah penyajian grafis dari sebuah sistem yang mempergunakan 4 simbol untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.

Simbol tersebut mencerminkan:

1.      Unsur-Unsur Lingkungan

Berada diluar batas sistem. Istilah terminator untuk menyatakan unsur-unsur lingkungan, dapat berupa Orang (seorang manajer), Organisasi (departemen lain), Sistem lain yang memili antarmuka dengan sistem.

2.      Proses

Adalah suatu yang mengubah input menjadi output.

3.      Arus Data

Terdiri atas sekumpulan unsur-unsur data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses yang lain.

4.      Penyimpanan Data

Kasus Penggunaan

Adalah uraian naratif dalam bentuk kerangka dari dialog yang terjadi antara sistem primer (program komputer) dengan sistem sekunder (orang yang berinteraksi dengan komputer).

Kapan Menggunakan Diagram Arus Data dan Kasus Penggunaan

Sering kali dibuat selama tahap-tahap investigasi awal dan analisis dari metodologi pengembangan berfase.

K.    Manajemen Proyek

Ketika tujuan dari dibentuknya sebuah komite adalah untuk memberikan panduan, arah dan kendali secara terus-menerus, maka disebut sebagai steering committee (komite pengarah).

Steering Committee SIM

Adalah jika membentuk steering committee dengan tujuan mengarahkan penggunaan sumber daya komputasi perusahaan. Menjalankan 3 fungsi utama:

1.      Menciptakan kebijakan

2.      Melakukan pengendalian fiscal

3.      Menyelesaikan perselisihan

Kepemimpinan Proyek

Tanggungjawab akan detail pekerjaan jatuh ke tangan tim proyek. Tim Proyek meliputi semua orang yang ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem informasi.

Dukungan Web bagi Manajemen Proyek

Selain sistem manajemen proyek berbasis peranti lunak seperti Microsoft Project, dukungan juga dapat diperoleh dari Internet. Sebagai contoh, Logic Software, sebuah perusahaan di Toronto, menawarkan sebuah sistem manajemen proyek yang disebut EasyProject.net. Perusahaan menawarkan kursus manajemen proyek secara online sebagai bantuan bagi perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan manajemen proyek para karyawannya.

L.     Mengestimasi Biaya Proyek

Banyak metode yang dapat digunakan untuk mengistimasi biaya dan jadwal proyek. Metode ini kurang lebih mengandalkan pada tiga komponen:

1.      Informasi mengenai sistem tertentu yang sedang dibuat dan orang yang akan melakukan pengembang.

2.      Pengembangan historis.

3.      Pengetahuan mengenai proses pengembangan peranti lunak dan alat-alat dan teknik, serta output.

Input Pengestimasian Biaya

Kebutuhan sumber daya mencantumkan sumber daya tertentu yang akan dibutuhkan dan berapa jumlahnya. Tarif sumber daya adalah biaya per unit untuk setiap jenis sumber daya. Estimasi durasi aktivitas menyebukan periode pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas. Informasi historis terdiri atas file-file dari data proyek masa lalu, basis data pengestimasian biaya komersial dan pengetahuan tim proyek.

Alat-Alat dan Teknik Estimasi Biaya

Estimasi analogis menggunakan biaya actual proyek-proyek serupa yang telah dilakukan di masa lalu sebagai dasar untuk memproyeksikan biaya dari proyek yang sedang dipertimbangkan.

Alat-alat terkomputerisasi dapat digunakan secara terpisah atau untuk menyederhanakan alat-alat yang baru saja diuraikan (www.construx.com).

Model-model matematis dapat digunakan untuk menguantifikasi karakteristik proyek dan membuat simulasi daari berbagai macam scenario.

Output Pengestimasian Biaya

Estimasi biaya dibuat untuk seluruh sumber daya yang dibebankan ke proyek dan biasanya dinyatakan dalam unit-unit keuangan yang berlaku, seperti Dolar atau Euro.

Kredit to:

McLeod, Raymond Jr. 2012 Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat